Kurz gesagt
Der Dateistatus in pixx.io ist eine besonders übersichtliche Art, Media Dateien zu organisieren und freizugeben oder archivieren. Anhand des Status weiß jeder im Team sofort, welche Dateien in welchem Stadium stecken und ob sie verwendet werden dürfen. Nutze Farben und Bezeichnung für noch mehr Klarheit.
In welchem pixx.io Plan ist das Feature verfügbar?
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Ab dem pixx.io Plan "Business".
Wer kann diese Funktion nutzen?
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Jeder pixx.io-Benutzer.
Der Benutzer benötigt für Sicht- bzw. Vergaberechte des Dateistatus, das entsprechende Nutzungsrecht (Reiter "Dateistatus" in den Rechtegruppen-Einstellungen).
Hier lernst du:
Der Dateistatus ist neben Filtern und Metadaten eine weitere Eigenschaft für alle Media Dateien in pixx.io, mit der sich Dateien organisieren lassen. Der Dateistatus
wird häufig verwendet, um den Stand oder Arbeitsschritt anzuzeigen, in dem die Media Datei gerade steckt.
Wenn du den Dateistatus in pixx.io in die Rechtestruktur integrierst, lassen sich Zugriffsrechte innerhalb eines Ordners noch granularer festlegen. Diese Möglichkeit macht den Dateistatus zur Grundlage für transparente Freigabe-Workflows in pixx.io.
Hinweis: Einem Asset kann zu jedem Zeitpunkt immer nur ein Dateistatus zugewiesen sein. Zudem bedingt ein Dateistatus zunächst keine benutzerbezogenen Einschränkungen, sondern ist lediglich ein Hinweis. Ein User kann also eine Datei herunterladen, selbst wenn diese den Status “nicht herunterladen” aufweist.
Navigiere als Administrator unter "Einstellungen" über "Mediaspace anpassen" zum Reiter "Status".
Tipp: Die Einstellungen erreichst du am schnellsten über die Suche nach “/status”.
Du kannst neue Dateistatus anlegen, oder bestehende Status via Klick auf das 3-Punkte Menü editieren oder löschen.
Auch die Reihenfolge der Status kannst du hier via Drag & Drop ändern.
Der Dateistatus setzt sich aus einer Benennung und einer Farbzuweisung zusammen.
Hinweis: Der Beschreibungstext erscheint nur hier in den Einstellungen, nicht bei der Anwendung des Status.
Darüber hinaus kann der Dateistatus in pixx.io die zusätzlichen Eigenschaften “Archivstatus” und “Kommentarpflicht” über die Aktivierung der jeweiligen Checkboxen erhalten.
Status mit Eigenschaft “Archivstatus”:
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Ein Status mit dieser Eigenschaft verortet alle Dateien, die diesem Status zugewiesen werden in einer “Archivebene”. Das bedeutet: Die Dateien verschwinden aus der normalen Medienansicht (auch für Administratoren!) und können nur durch die proaktive Filterung nach diesem Status eingesehen werden.
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Durch den Archiv-Status archivierte Dateien werden ebenfalls nicht mehr in Share Links und dem pixx.io Portal angezeigt.
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Der Archivstatus unterscheidet sich optisch von regulären Status durch die fehlende farbliche Füllung des Kreises.
Status mit Eigenschaft “Kommentarpflicht”:
Ein Status, der diese Eigenschaft erhält, kann einer Datei nur zugewiesen werden, wenn der Benutzer dabei einen Kommentar in die Datei schreibt. Das ist unter anderem sinnvoll, wenn mit der Statuszuweisung eine Arbeitsanweisung einhergehen soll:
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Status: “Grafische Bearbeitung notwendig”
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Kommentar: “bitte aufhellen”
Wie hole ich den Dateistatus in meine Metadaten-Ansicht?
Damit du den Dateistatus in deiner Metadatenliste in der Einzelansicht (Abschnitt "Informationen") sehen kannst, muss dieser zunächst angelegt und dann priorisiert sein.Hinweis: In pixx.io Testaccounts mit Testinhalten ist der Status schon beispielhaft angelegt. Hast du einen leeren Testaccount erstellt, musst du den Dateistatus zunächst anlegen.
Navigiere dazu als Administrator unter "Einstellungen" über "Mediaspace anpassen" zum Reiter "Status".
Sobald mindestens ein Status angelegt ist, kannst das Merkmal über die Metadaten-Einstellungen in die Metadaten-Liste ergänzen:
- Navigiere via "Einstellungen" > "Mediaspace anpassen" > "Metadaten" in den Einstellungen der Metadaten-Prioliste.
- Klick auf "Metadatenfeld hinzufügen" > "Standard"
- Suche in der Liste nach "Status" und klicke auf "Dateistatus" mit der Kennzeichnung "Intern" und speichere.
- Der Dateistatus taucht nun am unteren Ende deiner Metadatenliste auf. Ändere die Position des Status in der Liste, in dem du ihn via Drag & Drop (Klick auf die 6 Griffpunkte) an die gewünschte Position in der Liste verschiebst.
Der Dateistatus erscheint nun in der Einzelansicht bei allen Dateien an der gewünschten Stelle.
Hinweis: Priorisierst du den Dateistatus in der Liste unter den ersten vier Metadaten, dann erscheint er in der dritten Ansichts-Option in der Medienübersicht auch direkt in der Vorschau:
Dateistatus zuweisen
Sobald der erste Dateistatus angelegt und priorisiert wurde, kannst du ihn in der Einzel- und Stapelbearbeitung an Dateien zugewiesen werden:
Hinweis: Es kann nur ein Dateistatus zu jedem Zeitpunkt mit einem Asset verknüpft sein!
Mit Dateistatus filtern
Der Filter für den Dateistatus findet sich in der Filterübersicht, kann aber auch einfach über die Eingabe von "/Filter Dateistatus" in der Suche via Vorschlag aufgerufen werden:
Da eine Datei immer nur einen Status zugewiesen haben kann, ist ein Filter nach mehreren Dateistatus automatisch eine ODER Filterung.
Dateistatus zur Rechtefeineinstellung
Ob bestimmte Benutzer(gruppen) …
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Dateien sehen dürfen, die mit einem bestimmten Status verknüpft sind
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bestimmte Status via Dateibearbeitung zuweisen dürfen
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automatische Statuszuweisungen für ihre Uploads auferlegt bekommen
...kann zudem in den Rechtegruppeneinstellungen definiert werde